La UGPP entidad creada en el año 2007, con el fin de evitar y controlar la evasión del sistema; tiene dentro de sus responsabilidades la fiscalización de los aportes. Los aportes a Seguridad social (Salud, Pensión, Arl) y los aportes Parafiscales (Caja, Sena e Icbf), de todos los ciudadanos colombianos y todas las empresas constituidas en el país.

Proceso de determinación de obligaciones

1.- Fiscalización
¿Qué debo hacer en caso de ser requerido?
Preparar toda la documentación e información, aportar todas las pruebas y detalles de las nóminas con los cuales se hizo el cálculo del IBC para los aportes a la seguridad social y parafiscales.

> Información Requerida
• Nóminas mensuales de salarios
• Balances de prueba
• Auxiliares de las cuentas contables relacionadas con la causación y pago de la nómina.
• Auxiliares de las cuentas contables de servicios y diversos.
• Libro mayor de balances
• Soportes que acrediten condiciones de expatriados, pensionados y aprendices SENA
* Esta se debe enviar con un tiempo no mayor a 3 meses desde la notificación de la UGPP

> Requerimiento para declarar o corregir
Acto administrativo en el cual la UGPP determina el tipo de evasión, los ajustes a realizar y las sanciones a pagar, esto según los cálculos realizados con la información entrega por la empresa. Esta declaración puede ser aceptada o no por la empresa.

• Los tipos de evasión pueden ser:
o Inexactitud
o Omisión o Mora
* La unidad emitirá este requerimiento en un tiempo no mayor a 6 meses
* La empresa tiene un tiempo de 3 meses para dar respuesta aceptando total o parcialmente los cargos.

2.- Liquidación
Si la empresa acepta el requerimiento para declarar o corregir se da por terminado el proceso aplicando la sanciones respectivas; de lo contrario con las nuevas pruebas aportadas por la empresa, la UGPP procederá con una nueva liquidación y determinación de obligaciones.
* La empresa tiene un término de dos meses para dar respuesta a esta liquidación, aceptando los cargos o presentando un recurso de reconsideración.

3.- Recurso de reconsideración
Esta es la última instancia de la compañía para aportar las pruebas necesarias que servirán para el recalculo de las obligaciones a pagar. La Unidad emite un fallo definitivo con el cual se da por agotada la vía gubernativa.

Una vez agotado este recurso se dará paso al cobro definitivo por parte de la UGPP.
* La unidad tiene un plazo de hasta un año para emitir el fallo.

Proceso de Sanciones y Cobro
1.- Sanciones
En todos los casos se debe pagar los intereses por mora generados en la autoliquidación de aportes. Adicional la empresa deberá pagar a la UGPP la sanción correspondiente, la cual dependerá de la etapa en la cual se encuentre el proceso.

2.- Cobro
•  Persuasivo: Busca obtener el pago Voluntario de las obligaciones.
• Coactivo: Busca obtener el pago forzoso de las obligaciones (Mandamiento de pago, Ordenes de ejecución o medidas cautelares)

Tips
La información debe ser entregada en medio magnético y en los formatos establecidos por la UGPP en su página www.ugpp.gov.co

Se debe responder a todas las notificaciones que emita la UGPP, de lo contrario la Unidad darán continuidad al proceso hasta llegar al cobro.

La información de balances, auxiliares de las cuentas contables y la nómina, debe ir debidamente certificada por el representante legal y contador o su revisor fiscal.