Las ausencias forman parte de la dinámica habitual de cualquier organización. Vacaciones, incapacidades, permisos y ausencias injustificadas pueden presentarse durante un mismo período de nómina; sin embargo, su efecto sobre el salario y las cargas sociales no es necesariamente el mismo.

Desde la perspectiva de nómina, el reto consiste en identificar adecuadamente la naturaleza de cada ausencia, determinar si durante ese período existe o no remuneración y registrar correctamente el movimiento correspondiente.

Una clasificación incorrecta puede provocar diferencias entre el salario procesado por la empresa y la información reportada ante la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS).

¿Toda ausencia reduce las cargas sociales?

No necesariamente. El efecto dependerá de las características de la ausencia y de si esta modifica la remuneración que corresponde reportar durante el período.

Las cuotas de seguridad social se relacionan con las remuneraciones derivadas de la relación laboral que deben ser declaradas ante la CCSS. Por esta razón, cuando una ausencia genera una reducción del salario devengado, puede existir también un efecto sobre la base utilizada para determinar las cargas sociales.

Sin embargo, no debe asumirse que una reducción del salario produce automáticamente una disminución proporcional de las cuotas, ya que deben considerarse las reglas de cotización aplicables, incluida la Base Mínima Contributiva (BMC) y sus excepciones.

El tipo de ausencia hace la diferencia

1. Permisos con goce de salario

En un permiso con goce de salario, la persona trabajadora continúa recibiendo su remuneración durante la ausencia.

Al mantenerse el pago salarial, la ausencia no debe tratarse de la misma manera que un período sin remuneración para efectos de nómina y seguridad social.

2. Permisos sin goce de salario

Cuando existe un permiso sin goce de salario, la persona trabajadora deja de percibir remuneración durante el período autorizado.

Estos movimientos requieren especial atención al procesar la planilla, debido a que pueden modificar el salario del mes y existen reglas específicas de la CCSS relacionadas con la Base Mínima Contributiva.

Por ello, es importante mantener documentadas las fechas de inicio y finalización del permiso y reflejar correctamente el movimiento en la planilla.

3. Incapacidades

Durante una incapacidad pueden existir subsidios u otros pagos cuya naturaleza es distinta del salario. Por ello, es importante diferenciar correctamente los conceptos pagados y registrar las fechas correspondientes en la planilla.

Además, la duración de la incapacidad puede ser relevante para determinar la aplicación de las reglas relacionadas con la Base Mínima Contributiva.

4. Ausencias injustificadas

Una ausencia injustificada puede generar una disminución del salario cuando corresponda realizar una rebaja por el tiempo no laborado.

En estos casos, la empresa debe procurar que el salario procesado en nómina y el monto reportado ante la CCSS sean consistentes, considerando las reglas de cotización que resulten aplicables.

También es recomendable conservar evidencia que permita respaldar tanto la ausencia como el tratamiento aplicado en nómina.

5. Vacaciones

Aunque durante las vacaciones la persona trabajadora no presta servicios, no se trata de una ausencia sin remuneración.

El disfrute de vacaciones conlleva el pago correspondiente, por lo que su tratamiento en nómina y seguridad social es diferente al de un permiso sin goce de salario o una ausencia injustificada que implique una rebaja salarial.

¿Qué papel tiene la Base Mínima Contributiva?

Este es uno de los aspectos que requiere mayor atención al analizar el efecto del ausentismo.

La CCSS establece una Base Mínima Contributiva para los seguros de Salud (SEM) y de Invalidez, Vejez y Muerte (IVM). En determinadas circunstancias, cuando el salario reportado es inferior a dicha base, las cotizaciones pueden estar sujetas al mínimo establecido.

La CCSS contempla excepciones relacionadas con determinadas situaciones, entre ellas incapacidades y permisos sin goce de salario que abarquen más de quince días, por lo que la duración y naturaleza del movimiento deben revisarse antes de determinar su tratamiento definitivo.

Para ello, es recomendable:

• Establecer categorías claras para cada tipo de ausencia.
• Mantener actualizados los registros de vacaciones, incapacidades y permisos.
• Documentar adecuadamente los permisos con y sin goce de salario.
• Establecer fechas de corte para comunicar novedades de nómina.
• Conciliar los registros de asistencia con la información procesada en nómina.
• Revisar los casos en los que el salario reportado resulte inferior a la Base Mínima Contributiva.
• Validar las excepciones aplicables antes de presentar la planilla.
• Conservar los documentos que respalden los movimientos reportados.

Base legal y fuentes de consulta

• Constitución Política de Costa Rica, artículo 73.
• Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social.
• Reglamento del Seguro de Salud de la CCSS.
• Reglamento del Seguro de Invalidez, Vejez y Muerte de la CCSS.
• Código de Trabajo de Costa Rica.

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Código de trabajo
Constitución
Ley constitutiva

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